ORGANIGRAMAS, CURSOGRAMA Y WORKFLOW.
Organigrama:
Un Organigrama es un modelo que representa de manera gráfica
la estructura formal de la organización de una empresa.
Es una herramienta que ayuda a mostrar de una manera
simplificada la realidad compleja de una organización constituida por los
procesos de división del trabajo y de coordinación que se siguieron para
estructurar la organización.
Es muy fácil crear un organigrama, generalmente éste se hace
al mismo tiempo que nace una organización para dejar en claro los puestos
jerárquicos y la organización de la compañía, cuando se ha creado una
organización y no tiene un organigrama o cuando la organización está creada,
tiene ya su organigrama pero necesita cambios o reajustes.
Es importante que esta representación de la compañía se
mantenga actualizada, no puede ser algo estático.
Ejemplo de organigrama:
Un organigrama cumple dos funciones principales:
En primer lugar, es informativo, ya que a los nuevos
integrantes de la compañía les servirá o también a los más antiguos que hayan
olvidado alguna posición y necesitan recordar los diversos niveles y áreas
jerárquicas.
Esto genera que el trabajador se ubique en la organización y
sepa, principalmente, quién es su jefe, a qué área pertenece, qué naturaleza de
trabajo tiene que hacer y principalmente saber cómo aporta su trabajo de área
hacia los objetivos de la organización.
En segundo lugar, es una herramienta para el análisis
organizacional, ya que como instrumento de análisis servirá para detectar
fallas en la estructura, ya que en un organigrama vemos claramente cada unidad
o departamento y la relación con otras unidades. Siendo así, si algo está
funcionando mal podemos estudiar el gráfico para entender y de este modo
solucionar una situación.
Tipos de organigrama:
Existen varios tipos de organigrama. Desde los más
tradicionales a los menos utilizados, pueden adecuarse a la estructura
organizacional de acuerdo al modelo que se adapte más a una empresa.
*Organigramas analíticos: Son específicos, brindan
información detallada y pueden servir de complemento para otras fuentes de
información.
*Organigramas generales: Este tipo de organigrama muestra
solo las unidades de mayor importancia, se los denomina con ese nombre por ser
los más comunes.
*Organigramas suplementarios: Son aquellos que se usan para
analizar un departamento en particular y sirven como complemento de los del
primer tipo.
*Organigrama vertical: Es el organigrama clásico, uno de los
más utilizados en las empresas. Representa claramente la estructura jerárquica.
O sea, el presidente arriba, seguido por los directores, gerentes, y así
sucesivamente.
*Organigrama horizontal: Es semejante al organigrama
vertical, con la diferencia de que los cargos no aparecen uno sobre otro, pero
sí distribuidos de lado a lado. Tiene como objetivo reducir el impacto que
causa la distribución vertical. Con los cargos distribuidos horizontalmente,
disminuye el riesgo de que el empleado sienta que su función tiene menos
importancia dentro de la empresa.
*Organigrama circular: Es utilizado para mostrar el sistema
de grandes empresas. En el centro del círculo, se ubica la máxima autoridad, y
a partir de él los otros cargos de adentro hacia afuera conforme a la
jerarquía.
*Organigrama radial: Es similar al organigrama circular,
pero con la diferencia de que la jerarquía no es lo más importante. El objetivo
principal es resaltar la importancia del trabajo en equipo para el buen
funcionamiento de la organización. También se utiliza en grandes empresas.
Tanto el radial como el circular se utilizan en organizaciones sin ánimo de
lucro.
Importancia de un organigrama en una empresa:
Al planificar la comunicación interna y el flujo de trabajo,
estructurar un organigrama es fundamental para agilizar los procesos.
El organigrama tiene como objetivo presentar, de forma
clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa. Desde el
presidente, pasando por los directores, gerentes y empleados, todos los cargos
y funciones están ahí. Ayuda a la división interna, pero también contribuye a
agilizar procesos y reducir barreras entre la empresa y agentes externos, como
proveedores y socios.
Al establecer la estructura organizacional de la empresa y
hacerla visible a todos los cargos (desde los directores hasta los empleados)
la empresa conquista ventajas importantes respecto a la organización interna.
Una de estas es una mejor visualización de los cargos
ocupados por cada uno, permitiendo que se sepa a quién está conectado
jerárquicamente el empleador. Utilizado de manera estratégica, puede facilitar
los procesos dentro de la empresa.
Cursograma:
Los cursogramas son una herramienta que permite visualizar
de forma gráfica los procedimientos de la empresa y detectar con facilidad
cualquier error, repetición o demora innecesaria (por ejemplo, materiales que
se compran sin controlar el stock existente, falta de alertas de cobro o pago,
documentos inútiles).
El describir los procesos de la empresa, en un cursograma,
tal como son en la actualidad, ayudará a descubrir y corregir ineficiencias.
Existen normas formales para su presentación en proyectos
oficiales, pero para construir un cursograma de uso interno o planear un
proceso, solo hace falta tener en cuenta los símbolos que representan las
distintas acciones:
*El círculo representa una acción en general (emitir una
factura, llamar, entregar un producto, etc.).
*El cuadrado indica una acción de control (autorización de
gasto, cotejo de remitos, calidad, etc.).
*El semióvalo representa una demora en el proceso.
*El triángulo es un archivo definitivo.
*El triángulo invertido señala un archivo transitorio.
*El rombo representa una alternativa de acción.
*El rectángulo con base ondulada es un documento (remito,
factura, etc.).
La flecha une los símbolos e indica el traslado de un
documento, un producto o simplemente el curso de la acción.
También hay que tener en cuenta que un cursograma se
construye siempre de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. La hoja puede
separarse en columnas en las que se ubican los distintos participantes del
circuito, para que quede claro quién es responsable por cada tarea.
Usos:
• Evitar la
anarquía, que cada uno haga lo que quiera.
• Sirven de base
para futuros controles y evaluación de procedimientos.
• Para dar un
orden racional a los procesos.
Tipos de cursogramas:
• Verticales:
Desde el dibujo, se desarrolla dentro de una única columna, donde las distintas
partes que intervienen no están individualizados. Contiene texto explicativo al
costado.
• Horizontales:
Se desarrollan en forma amplia con varias columnas, donde cada una es un
sector. No requiere narrativos.
Pautas para diagramar:
• Simbología
previamente definida
• Diagramación en
cascada, general se comienza en el borde izquierdo superior
• Si continúan en
otro cursograma o página se utiliza conector
• Se debe indicar
de cada comprobante le números de copias y el destina de cada una
• Cada proceso
debe llevar un número
• Los sectores
externos no se grafican
• Evitar los
narrativos
• Información que
brindan
Los cursogramas permiten conocer:
• Unidades
funcionales: Son todas las unidades tanto de la organización como fuera de
ella que participan en el procedimiento.
• Las operaciones
que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las
decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
• Formularios y
soportes de información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios
se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.
• Distintos
cursos de acción posible dentro del procedimiento.
• Cómo se ordenan
los archivos y de qué tipo son.
Normas IRAM: Para graficar los cursogramas vamos a tener en
cuenta las normas dictadas por el Instituto Argentino de Normalización y
Certificación (en sus comienzos Instituto Argentino de Racionalización de Materiales) referidas a
cursogramas.
Las normas son:
a) Norma 34501 – Símbolos para la representación gráfica: se
refiere a la simbología a utilizar en
los cursogramas
b) Norma 34502 – Técnicas para la representación gráfica: se
refiere a las técnicas de diagramación
c) Norma 34503 – Lineamientos generales para el diseño de
los formularios para la representación gráfica: se refiere a los formularios
utilizados para dibujar los cursogramas
Norma IRAM 34503:
Esta norma establece los lineamientos generales para diseñar
los formularios en los que se representaran los cursogramas. Formato de
formularios
Los formatos de los formularios pueden ser alguno de los
siguientes:
• IRAM A4 de 210 mm x 297 mm
• IRAM A3 de 297 mm x 420 mm
• IRAM 3A4 de 297 mm x 630 mm
• IRAM 4A4 de 297 mm x 840 mm
• Las hojas
pueden utilizarse en sentido vertical o apaisado, prefiriéndose el sentido
vertical para el formato A4 y apaisado
para el resto de los formatos.
Norma IRAM 34502:
Esta norma establece las técnicas a utilizar en la
representación gráfica de procedimientos administrativos.
Workflow:
Workflow o también llamado flujo de trabajo consiste en el
estudio de aspectos operacionales de una actividad de trabajo esto sería como
se realizan y estructuran las tareas, cuál es su orden correlativo, como están
sincronizadas, como fluye la información y como se hace su seguimiento.
Sirve para cualquier empresa que pueda llevar a cabo todos
sus procesos de forma rápida y ordenada. Dentro del Marketing el terreno que
nos ocupa permite arrojar respuestas y desencadenar acciones concretas para
diferentes usuarios. Asi aumenta la tasa de conversiones y augura mayor
generación de leads que acaben siendo clientes ya que permite arrojar
respuestas personales y enfocadas en diferentes intereses de cada miembro de la
audiencia. Se plantea un análisis de los datos de los consumidos y aprovecha
para aumentar los beneficios, genera buenas sensaciones en el público, al
mostrar el interés de las firmas por darles lo que les interesan o necesitan.
Como positivo se pueden crear acciones simples y acciones
con un nivel más avanzado.
Tipos de Workflow:
Dentro de los sistemas de flujo de trabajo se puede
establecer una categorización que nos dejaría tres tipos de workflow:
Workflow Ad Hoc: aquí las reglas y normas del sistema pueden
ser creadas y modificadas durante el proceso de trabajo.
Workflow de producción: en este caso, la dirección del flujo
de trabajo es más o menos fija y corresponde a acciones dentro de la empresa
preestablecidas y conocidas por todos.
Workflow administrativo: este es un flujo de trabajo que se
encuentra en medio del workflow ad hoc y el de producción. ¿Por qué? Esto es
debido a que engloba actividades sin estructura definida, previsibles,
repetitivas y basadas en reglas de ejecución bastante sencillas.
Objetivos de Workflow
Esta automatización informática y esta organización han sido
desarrolladas en base al cumplimiento de una serie de objetivos, tales como:
*Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa haciéndolas
más sencillas, más ágiles y mucho más seguras.
*La creación corporativa de trabajos se ve considerablemente
optimizada.
*Realizar una división del trabajo más clara y comprensible
por parte de todos los departamentos de la empresa. Así se consigue la
realización de tareas mucho más efectivas.
*Ahorrar tiempo y mejorar la productividad del negocio.
*Mejorar la atención y servicio al cliente.
*Integrar la totalidad de los procesos empresariales.
*Optimizar la circulación de la información.
*Mejorar el proceso interno de toma de decisiones.
*Lograr un sentimiento de pertenencia al grupo. Los
empleados de una empresa se sienten gracias al workflow mucho más reconocidos y
valorados.
Workflow se relaciona con: La automatización de los
procedimientos donde los documentos, la información o tareas son pasadas entre
los participantes del sistema de acuerdo a un conjunto de reglas previamente
establecidas. Es un conjunto de métodos y tecnologías que nos ofrece la
facilidad de modelar y gestionar diversos procesos que ocurren dentro de una
empresa, se reacciona tan rápido como sea posible.
Como crear un flujo de trabajo a partir de una plantilla de
flujo de trabajo:
1)Elija el iconoescriba flujos de trabajo y luego elija el
enlace relacionado
2) seleccione la acción crear flujo de trabajo desde una
plantilla. Se abre la página plantillas de flujo de trabajo
3) seleccione una plantilla de flujo de trabajo y haga click
en el botón aceptar
4) empiece a crear el flujo de trabajo modificando los pasos
del flujo de trabajo o agregando nuevos pasos
Importancia de Workflow en una Organización:
Esta herramienta de gestión, permite entonces la
automatización de las actividades que componen un negocio, mediante un flujo de
información que define las tareas y sus encargados, el tiempo dado para la
ejecución, las reglas preestablecidas y el control del proceso en su conjunto.
Glosario:
*Leads: Palabra habitual en equipos de venta y marketing
para referirse a una persona que nos ha facilitado sus datos de contacto.
*Tasa de conversión: Es producto de la relación establecida
entre los visitantes que se implemente visitan una página web y los que además
de visitarla convierten en ella a través de una acción, para cualquier empresa.
*Augura: Predecir un acontecimiento futuro.
Universidad De Lujan/ Lic. En sistemas de información.
Año de ingreso a la Universidad: 2019
Materia: Introducción a los sistemas de información.
Año y cuatrimestre de cursada: 2019; Primer cuatrimestre.
Integrantes del grupo:
Ortiz Correa Romina Sol. 42.656.899 romina.ortiz.correa000@gmail.com
Ponce de León Facundo Nicolás. 42.908.770 faacuuponce2010@gmail.com
Cabrera Caren Claribel 43.383.797 cabrera.c2001@gmail.com
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